Notice d’utilisation de la plateforme interne
Le Groupe Valophis a mis en place une plateforme de signalements internes. Son objectif est de pouvoir identifier rapidement tout comportement inapproprié et d’y remédier.
La mise en place de cette plateforme permet de réaliser des signalements de manière sécurisée, tout en assurant que les personnes qui dénoncent des faits soient protégées.
Elle est une solution accessible par Internet. Vous pouvez y déposer une alerte 24h/24 en toute sécurité.
Les données sont chiffrées de bout-en-bout et ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées (vous et les référents chargés de traiter les alertes).
Hormis pour les cas d’agression par un tiers extérieur, vous pouvez déposer une alerte de façon anonyme si vous le souhaitez.
Comment puis-je soumettre une alerte ?
- Cliquez sur le lien URL depuis la page Intranet dédiée : Votre plateforme de signalements sécurisée.
- Lisez attentivement les informations de la première page avant de soumettre un signalement, elles vous expliquent le processus.
- Cliquez sur ''Faire un signalement''.
- Sélectionnez votre catégorie parmi les catégories existantes : lisez les descriptions respectives des catégories afin que votre signalement soit envoyé au référent approprié.
- Selon la catégorie sélectionnée, vous pouvez décider si le signalement doit être envoyé de manière anonyme ou confidentielle au référent.
- Répondez au questionnaire et décrivez l'incident de manière factuelle et aussi précise que possible. Vous pouvez ajouter des fichiers qui viendront étayer votre signalement (3 par message maximum). Veillez à ce que toutes vos données personnelles soient supprimées des fichiers si vous faites un signalement anonyme !
- Envoyez votre signalement soit en retardant l’envoi, pour un meilleur anonymat (le signalement sera alors remis avec un délai aléatoire pouvant aller jusqu'à 3h), soit sans délai.
- Cliquez sur le consentement qui vous invite à relater des faits réels et à prêter une attention particulière à vos donnes d’accès.
- Cliquez sur « Soumettre le signalement ».
Comment puis-je suivre le traitement de mon signalement ?
- Dès votre signalement soumis : vous recevez des données d'accès à conserver en lieu sûr. Grâce à ces données d'accès, vous pourrez toujours accéder à votre signalement, voir comment il a été traité et communiquer avec les référents internes. Ces données sont composées d’un lien URL personnel et d’un mot de passe.
- Que vous ayez ou non partagé votre identité, vous ne serez pas informés par mail de l’avancement du dossier et ce dans le but de vous protéger en limitant la communication sur la plateforme sécurisée.
IMPORTANT : Sans les données d'accès complètes, vous ne pourrez pas accéder à votre signalement et communiquer avec les référents. Veillez à télécharger les données d'accès lorsque vous soumettez votre signalement.
Dans quels délais va être traitée mon alerte ?
Une fois un signalement enregistré sur la plateforme, les personnes habilitées à le traiter procèdent, en toute confidentialité, à la vérification des faits signalés, afin de déterminer la recevabilité du signalement et de décider en connaissance de cause des suites à y donner.
L’auteur du signalement sera mis au courant du traitement de l’alerte via son espace de discussion en ligne, sous les 48h. Cet espace permet aussi d’apporter des clarifications et d’échanger avec les référents. C’est pour cette raison que les informations concernant l’accès à cet espace sont à conserver précieusement dans un endroit sécurisé.